Gerente Administrativo
Miami
Gerente Administrativo
Tiempo completo • Miami
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Partidos de la empresa
- Tiempo libre remunerado
Resumen del puesto
El Director Administrativo es responsable de supervisar y ejecutar las funciones administrativas, financieras, operativas, de compras, logísticas y de precios principales de la empresa. En un entorno de pequeñas empresas, este puesto actúa como líder operativo clave que gestiona las actividades diarias necesarias para mantener la empresa funcionando eficientemente.
El Gerente Administrativo es responsable de procesar transacciones contables, gestionar las actividades de compras, coordinar la logística y los envíos, mantener las estructuras de precios, apoyar el cumplimiento de pedidos y garantizar una gestión precisa de los datos dentro del sistema ERP. Este puesto trabaja estrechamente con Ventas, Almacén, Producción, Calidad y Dirección para garantizar operaciones comerciales fluidas y un servicio al cliente excepcional.
Responsabilidades clave
Contabilidad y Administración Financiera
- Procesa facturas de proveedores, facturas de clientes, notas de crédito y pagos.
- Gestionar las actividades de cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
- Supervisa los saldos de los clientes y ayuda con los cobros.
- Reconciliar los extractos de los proveedores y resolver las discrepancias en la facturación.
- Mantén registros financieros precisos dentro de Odoo.
- Ayuda con los informes de fin de mes y la documentación contable.
- Coordina con contables y auditores externos según sea necesario.
Compras y gestión de inventario
- Monitorizar los niveles de inventario e identificar los requisitos de reabastecimiento.
- Crear y gestionar órdenes de compra de proveedores.
- Obtén presupuestos de proveedores y negocia precios cuando sea apropiado.
- Haz seguimiento de las órdenes de compra abiertas y los plazos de entrega.
- Mantén registros de proveedores, precios y documentación de compras.
- Coordina la reposición de inventario para evitar escasez de stock.
Gestión de Operaciones
- Procesa los pedidos de compra de los clientes y verifica la exactitud de los pedidos.
- Coordinar las actividades de cumplimiento de pedidos entre departamentos.
- Monitoriza el estado del pedido desde la entrada hasta la entrega.
- Asegúrate de que se cumplan los requisitos del cliente, las instrucciones especiales y los plazos.
- Resuelve problemas operativos que afectan al cumplimiento de pedidos y a la satisfacción del cliente.
- Mantener registros operativos precisos dentro del sistema ERP.
Logística y envíos
- Coordina los envíos nacionales e internacionales.
- Programa recogidas y entregas de mercancías.
- Prepara la documentación de envío, listas de embalaje y papeleo de transporte.
- Haz seguimiento de los envíos y comunica actualizaciones de estado a clientes y equipos internos.
- Trabajar con transportistas de carga y proveedores logísticos para resolver problemas de transporte.
- Apoyar la documentación de importación/exportación y los requisitos de cumplimiento.
Fijación de precios y gestión de productos
- Mantén listas de precios de clientes e información de precios de proveedores.
- Actualizar las estructuras de precios dentro de Odoo.
- Verifica la precisión de los precios antes de procesar y facturar pedidos.
- Apoya a la dirección con revisiones de precios y análisis de margens.
- Mantener los datos maestros del producto, costes y documentación relacionada.
- Asegura la coherencia de precios en todos los sistemas empresariales.
ERP y Gestión Administrativa
- Mantén datos y registros precisos dentro de Odoo.
- Gestiona los registros maestros de clientes, proveedores y productos.
- Generar informes operativos, de inventario, de compras y financieros.
- Asegúrate de que la documentación esté correctamente adjunta y mantenida dentro de los sistemas de la empresa.
- Apoyar mejoras en procesos y iniciativas de eficiencia operativa.
- Mantener registros organizados y documentación administrativa.
Liderazgo interdepartamental
- Sirven como el principal vínculo administrativo entre Ventas, Almacén, Producción, Compras, Logística, Calidad y Gestión.
- Prioriza las actividades diarias del negocio para apoyar los objetivos de la empresa.
- Escalar problemas críticos que afecten a clientes, inventarios, envíos u operaciones financieras.
- Asistir a la dirección con proyectos especiales e iniciativas estratégicas.
- Asegúrate de que las políticas y procedimientos de la empresa se cumplan de forma constante.
Cualificaciones
- Se prefiere una licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad, Gestión de Operaciones, Cadena de Suministro o campo relacionado.
- 3+ años de experiencia en administración, contabilidad, operaciones, logística, compras o funciones empresariales relacionadas.
- Se prefiere experiencia trabajando en entornos de pequeñas empresas o emprendedores.
- Sólido conocimiento de contabilidad, compras, inventario, logística y procesos operativos.
- Experiencia con sistemas ERP, preferiblemente Odoo.
- Dominio avanzado de Microsoft Excel y Microsoft Office.
- Excelentes habilidades organizativas, analíticas y de resolución de problemas.
- Fuerte capacidad de comunicación y liderazgo.
- Capacidad para gestionar múltiples responsabilidades de forma independiente.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Precisión en el procesamiento de facturas y pagos.
- Tiempo de entrega de la orden de compra.
- Disponibilidad de inventario y prevención de esgotamiento de stock.
- Envío y entrega puntuales.
- Precisión en los pedidos de los clientes.
- Rendimiento del envejecimiento de cuentas por cobrar.
- Precisión en la lista de precios y los datos de productos.
- Integridad de los datos ERP y precisión en los reportes.
- Eficiencia operativa y tiempo de resolución de problemas.
Compensación: 22,00 $ - 25,00 $ la hora
COMPAÑÍA
En Kimika pensamos que la salud, la belleza y el bienestar son un objetivo común y un derecho básico.
Nuestros conceptos innovadores y productos de primera calidad brindan soluciones de la vida real para nuestros clientes.
MISIÓN Y VISIÓN
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MISIÓN Y VISIÓN
Nuestra misión es acercar a las industrias de la salud, la belleza y el autocuidado nuevos conceptos y productos de alto valor añadido que les permitan contribuir a mejorar el bienestar y la calidad de vida de las personas.
Ofrecemos principios activos e ingredientes especiales que aportan verdaderas soluciones a las necesidades de nuestros clientes.
Nuestra visión es ser socios clave y estratégicos de nuestros clientes y ponernos en una posición de referencia y liderazgo en sus respectivos mercados.
El logro de este objetivo se sustenta en un compromiso total y una política de cuidado con y para nuestro capital humano, nuestra sociedad y nuestro medio ambiente.
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